Duyệt · Văn thư · Trình ký · Phòng họp
Tờ trình đã nộp.Đang nằm ở cấp nào?Mở màn hình là thấy.
Piskes Office là văn phòng điện tử cho công ty vừa và nhỏ: một yêu cầu đi qua các cấp duyệt đúng thứ tự, công văn đến và đi được vào sổ với số tự sinh, tài liệu được trình cho từng người ký lần lượt, và phòng họp không bị hai cuộc họp cùng giữ. Nó không soạn văn bản — việc đó là của Piskes Drive.
Quy trình duyệt
Mỗi cấp một lượt, không cấp nào duyệt vượt.
Bạn dựng mẫu quy trình một lần — “Đề nghị mua sắm: Trưởng phòng, rồi Kế toán, rồi Giám đốc” — và mọi yêu cầu tạo từ mẫu đó mang theo đúng các bước ấy, đúng thứ tự ấy. Nút duyệt chỉ hiện ở bước đang tới lượt.
Công văn đến
Vào sổ với số nội bộ tự sinh, số và ký hiệu văn bản gốc, nơi gửi, ngày văn bản và tóm tắt; ngày nhận ghi tự động. Trạng thái đi từ mới, đang xử lý, hoàn tất tới lưu trữ.
Số CVD-000001 trở đi
Công văn đi
Trích yếu và nơi nhận, rồi bốn bước: nháp, chờ duyệt, đã duyệt, đã gửi. Chỉ sửa được khi còn là bản nháp — văn bản đã duyệt không bị sửa lặng lẽ.
Số CVI-000001 trở đi
Độ khẩn
Ba mức — bình thường, khẩn, hoả tốc — hiện thành nhãn màu ngay trên danh sách, để công văn hoả tốc không nằm lẫn giữa thông báo lịch nghỉ lễ.
Ba mức
Ý kiến xử lý
Mỗi công văn, đến hay đi, có một luồng ý kiến riêng theo thứ tự thời gian — nằm cạnh văn bản thay vì rải trong ba nhóm chat.
Theo từng công văn
Trình ký
Ký duyệt nội bộ, lần lượt từng người.
Một tài liệu — hợp đồng, quyết định, báo cáo — được trình cho một danh sách người ký theo thứ tự. Người sau chỉ ký khi người trước đã ký; một người từ chối thì tài liệu dừng ở đó và chuyển sang đã huỷ.
Phòng họp
Hai cuộc họp không thể cùng giữ một phòng.
Khai phòng một lần — tên, vị trí, sức chứa, thiết bị. Lịch đặt nào chồng lên một lịch đã xác nhận của cùng phòng bị từ chối ngay lúc bấm, kèm lời nhắc chọn khung giờ khác.
Phân vai
Piskes Office và Piskes Drive làm hai việc khác nhau.
Tên gần giống nhau nên hay bị nhầm. Soạn văn bản, bảng tính, trình chiếu là việc của Drive. Đưa một việc đi qua người duyệt là việc của Office.
| Piskes Drive | Piskes Office | |
|---|---|---|
| Soạn văn bản, bảng tính, trình chiếu | Có — đó là việc chính của nó | Không |
| Lưu và chia sẻ tệp | Có | Không — chưa đính kèm được tệp |
| Duyệt nhiều cấp theo thứ tự | Không | Có |
| Sổ công văn đến và đi | Không | Có, số tự sinh |
| Trình ký lần lượt | Không | Có, ký duyệt nội bộ |
| Đặt phòng họp | Không | Có, chặn trùng giờ |
Hỏi đáp
Những câu nên hỏi trước khi bỏ sổ giấy.
Ký ở đây có thay được chữ ký trên hợp đồng không?
Không. Đây là ký duyệt nội bộ: nó ghi lại thành viên nào đồng ý với tài liệu nào và lúc nào. Nó không có chứng thư, không do tổ chức chứng thực nào cấp, và không nên được trình bày với bên ngoài như chữ ký có giá trị pháp lý.
Ai được duyệt một bước?
Hiện tại: bất kỳ thành viên nào trong workspace, khi bước đó tới lượt. Bước mang tên một vai trò — “Kế toán duyệt ngân sách” — nhưng chưa gắn với một người cụ thể, và Piskes Office chưa chặn người khác bấm thay. Nếu công ty bạn cần đúng một người được duyệt một bước, hãy biết điều đó trước khi dùng.
Có đính kèm bản scan công văn không?
Chưa. Công văn được vào sổ bằng thông tin — số, trích yếu, nơi gửi, ngày, độ khẩn, tóm tắt — nhưng chưa gắn được tệp. Bản scan vẫn phải nằm ở nơi khác, chẳng hạn Piskes Drive.
Phòng đã đặt có hiện trong lịch cá nhân không?
Chưa. Lịch đặt phòng nằm trong Piskes Office và chưa tạo sự kiện trong Piskes Calendar. Hai nơi chưa nói chuyện với nhau.
Khác gì Piskes Workflows?
Workflows tự động hoá việc máy làm: khi một việc xảy ra thì làm việc tiếp theo. Office là nơi người duyệt việc của người. Hai sản phẩm tách biệt — một bước duyệt ở Office không kích hoạt được một workflow.
Dựng một quy trình. Gửi một yêu cầu. Xem nó đi qua từng cấp.
Ba bước duyệt và một yêu cầu thử là đủ để biết quy trình giấy của công ty bạn có vừa với nó không — và để thấy tận mắt chỗ nó chưa vừa.