Sổ kế toán kép cho doanh nghiệp Việt Nam
Hoá đơn, phiếu thu chi, lần xuất kho, lần trích khấu hao — mỗi thứ thành một bút toán hai vế trên cùng một sổ cái. Bút toán lệch bị từ chối trước khi được ghi, và bảng cân đối tự báo khi tài sản không bằng nguồn vốn.
Sổ cái
Bút toán nháp sửa được; đã ghi sổ thì không xoá — muốn sửa, ghi một bút toán điều chỉnh. Sổ Nhật ký chung, Sổ Cái từng tài khoản và Bảng cân đối số phát sinh đọc thẳng từ các bút toán đã ghi, nên không có con số nào phải nhập lần hai.
Từ chứng từ đến sổ
Mỗi màn hình dưới đây sinh bút toán theo đúng cặp tài khoản của nghiệp vụ, và bạn mở được bút toán đó ra xem.
Hoá đơn bán ghi Nợ 131, Có 511 và 3331; hoá đơn mua ghi Nợ hàng hoá hoặc chi phí, Nợ 133, Có 331. Hoá đơn điện tử nhận từ nhà cung cấp thì nhập bằng file XML theo cấu trúc TT78: phần mềm đọc số hoá đơn, ngày, người bán, mã số thuế, tiền hàng, thuế suất và tiền thuế thành một bản nháp để bạn kiểm rồi mới ghi sổ.
Tiền mặt hoặc tiền gửi, mỗi phiếu tự sinh bút toán và ghi sổ, in được từ trình duyệt.
Phải thu, phải trả theo từng khách hàng và nhà cung cấp, lấy từ 131 và 331. Mã số thuế đối tượng được kiểm chữ số kiểm tra khi nhập.
Mỗi mặt hàng chọn bình quân gia quyền hoặc FIFO; xuất kho tự ghi Nợ 632. Nhiều kho, điều chuyển giữa kho, kiểm kê ghi chênh lệch thừa thiếu.
Khấu hao đường thẳng theo số tháng sử dụng, chạy theo kỳ và không trích hai lần cho một tài sản trong cùng kỳ. Điều chuyển, bảo trì, kiểm kê, thanh lý, huỷ hoặc báo mất.
Lệnh sản xuất tập hợp chi phí 621, 622, 627, kết chuyển sang 154 rồi nhập kho thành phẩm. Có định mức nguyên vật liệu, xuất theo định mức, công đoạn và kết quả QC.
Đề nghị mua, duyệt, đơn đặt hàng, nhận hàng vào kho kèm bút toán phải trả người bán, và đánh giá nhà cung cấp.
Hợp đồng mua, bán chia đợt; ghi nhận một đợt là sinh bút toán doanh thu hoặc chi phí của đợt đó.
Gắn chi phí và doanh thu vào từng công trình để xem lãi lỗ riêng của nó.
Kế hoạch theo tài khoản và tháng, đặt cạnh số thực hiện lấy từ sổ cái.
Báo cáo
Tờ khai GTGT theo tháng lấy thuế đầu ra trừ thuế đầu vào trên hoá đơn, ra số phải nộp hoặc số được khấu trừ chuyển kỳ sau. Kết quả kinh doanh (B02) và Bảng cân đối kế toán (B01) lập theo nhóm tài khoản — chưa theo đủ từng mã số của mẫu biểu. Cuối kỳ kết chuyển doanh thu, chi phí qua 911 sang 421, và khoá sổ luôn nếu muốn.
Thuế điện tử và ngân hàng điện tử là mô phỏng. Hai màn hình này tự ghi như vậy: lập, ký, “nộp” tờ khai và nhập sổ phụ ngân hàng đều diễn ra trong phần mềm, không tới cổng thuế, T-VAN hay ngân hàng thật nào. Phần mềm cũng không phát hành hoá đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.
Thẳng thắn
Hai hàng cuối là những việc bạn vẫn làm ở chỗ cũ.
| Sổ Excel tự dựng | Piskes Accounting | |
|---|---|---|
| Bút toán lệch Nợ, Có | Lộ ra khi cộng cuối tháng | Bị từ chối, không vào sổ |
| Bút toán đã ghi sổ | Sửa đè ô là xong | Không xoá; điều chỉnh bằng bút toán mới |
| Hoá đơn điện tử đầu vào | Gõ lại từng dòng | Nhập file XML thành bản nháp |
| Giá vốn khi xuất kho | Công thức tự viết | Bình quân gia quyền hoặc FIFO |
| Nhật ký ai mở khoá kỳ, xoá bút toán | Lịch sử phiên bản của file | Chưa có |
| Phát hành hoá đơn điện tử | Qua nhà cung cấp hoá đơn | Vẫn qua nhà cung cấp hoá đơn |
| Nộp tờ khai, nộp thuế | Trên cổng thuế | Vẫn trên cổng thuế |
Hỏi đáp
Đừng dựa vào điều đó lúc này. Hãy coi mọi thành viên của workspace đều có thể ghi sổ, khoá và mở kỳ, và chỉ mời vào những người bạn cho phép làm việc đó. Phân quyền theo vai trò sẽ được ghi lên trang này khi nó chạy trên bản đang phát hành.
Không. Hoá đơn trong phần mềm là chứng từ để hạch toán; in ra được nhưng không có mã của cơ quan thuế. Hoá đơn điện tử vẫn phát hành qua nhà cung cấp bạn đang dùng, rồi nhập file XML của nó vào đây.
Không. Tờ khai được lập, gắn chứng thư số đã khai báo và đổi trạng thái ngay trong phần mềm, nhưng không gửi đi đâu. Ngân hàng điện tử cũng vậy: sổ phụ là giao dịch nhập tay, và lệnh chuyển tiền không tới ngân hàng.
Dữ liệu mẫu ghi thành bút toán thật trong sổ của workspace, gồm cả một bút toán góp vốn. Hãy thử trong một workspace riêng, không phải workspace chứa sổ thật.
Thường vì một bút toán dùng tài khoản chưa có trong danh mục. Các tài khoản như 154, 155, 621, 622, 627 của phân hệ sản xuất hay 1381, 3381 của kiểm kê không nằm trong 30 tài khoản nạp sẵn; thêm chúng vào danh mục với đúng loại thì bảng cân đối tính được.
Danh mục nạp sẵn là 30 tài khoản lõi của Thông tư 200, và phần mềm chưa có danh mục hay mẫu báo cáo thứ hai. Nếu doanh nghiệp áp dụng chế độ kế toán khác, hãy kiểm danh mục và mẫu biểu với kế toán của bạn trước khi dùng.
Chưa. Bút toán đã ghi sổ không xoá được, nhưng việc mở khoá kỳ và xoá bút toán nháp chưa để lại nhật ký.
Chưa. Hai phần mềm chạy trên cùng nền tảng nhưng chưa nối với nhau; bút toán lương 334 và 338 vẫn nhập tay.
Chưa có nút xuất Excel. Báo cáo, phiếu và hoá đơn in hoặc lưu PDF từ trình duyệt.
Piskes chưa mở gói trả phí nào, nên trang này không ghi giá.
Cách nhanh nhất để biết phần mềm có giữ sổ cho bạn hay không là cố tình làm sai: nhập một bút toán Nợ khác Có và xem nó bị từ chối. Làm việc đó ở một workspace thử, không phải workspace chứa sổ thật.